Workshop 1

Цель:
разобрать теоретические основы цифровой трансформации и технологий искусственного интеллекта в бухгалтерском учете, определить узкие места финансовых процессов, сформировать техническое задание на решение кейса и начать работу с prompt engineering и Google Colab.

Содержание:
в рамках первого milestone рассматривается сущность цифровой трансформации бухгалтерии и финансовой функции компании, основные направления автоматизации учетных процессов, роль AI, no-code и low-code инструментов, а также примеры их практического применения в бухгалтерском учете, аудите и управлении денежными потоками.

Отдельный блок посвящен обзору генеративного искусственного интеллекта, нейронных сетей и современных AI-инструментов, применяемых для работы с финансовыми данными. В практической части выполняется мозговой штурм и canvas-анализ узких мест учетных и финансовых процессов, включая точки возникновения кассовых разрывов, задержки поступлений, всплески обязательных выплат и риски ликвидности.

Далее происходит знакомство с основами prompt engineering: структура профессионального промпта, формулирование задачи для AI, описание бизнес-кейса, логика подготовки технического задания для проекта. На этой основе формируется ТЗ на разработку аналитического решения по прогнозированию кассовых разрывов и выполняется первое знакомство с Google Colab как рабочей средой для анализа данных и запуска AI-generated Python-кода.

Результат:
сформировано понимание цифровой трансформации бухгалтерии, проведен анализ узких мест процессов, подготовлено техническое задание на проект и разработан первый профессиональный prompt для генерации кода в Google Colab.

Этап 1. Диагностика рутины и матрица быстрых побед

Canva

ЗАДАЧА

На первом этапе команда бухгалтеров проводит совместный мозговой штурм, направленный на выявление рутинных, повторяющихся и трудоемких операций в текущих процессах бухгалтерского учета, финансового контроля и подготовки отчетности. Работа выполняется на Canva Whiteboard / Miro / Google Jamboard в формате командной доски. Цель данного этапа — визуализировать процессы, которые занимают значительное время, содержат высокий риск ошибок и потенциально могут быть автоматизированы с использованием AI, no-code и аналитических инструментов.

В ходе работы команда последовательно наносит на доску основные ежедневные, еженедельные и ежемесячные операции: обработка первичных документов, ручной ввод данных, сверки, закрытие периода, формирование отчетов, контроль ДДС, подготовка платежного календаря, сверка налоговой отчетности и иные операции. Для каждой операции фиксируются трудозатраты, частота выполнения, уровень рутины, риск ошибок и возможный эффект от автоматизации. После этого на той же доске формируется матрица быстрых побед, в которой выявленные процессы распределяются по двум осям: эффект для бизнеса и простота автоматизации. Это позволяет выделить задачи, которые могут дать быстрый и заметный результат уже на раннем этапе цифровой трансформации бухгалтерии.

Инструкция по выполнению

Step 1. Мозговой штурм
На доске Canva / Miro команда фиксирует основные рутинные операции бухгалтерии: ввод данных, сверки, отчетность, ДДС, закрытие периода. Для каждого процесса кратко указываются трудозатраты, частота и основные проблемы.

Step 2. Матрица быстрых побед
Выявленные процессы размещаются в матрице по двум критериям: эффект для бизнеса и простота автоматизации. По итогам выбираются 2–3 приоритетных процесса для дальнейшей проработки в кейсе.

Этап 2. Моделирование процесса управления кассовыми разрывами в BPMN

BPMN 2.0

ЗАДАЧА

Постройте схему текущего процесса работы с кассовыми разрывами в нотации Business Process Model and Notation. На схеме необходимо отразить последовательность действий от момента получения данных по движению денежных средств до принятия решения по предотвращению кассового разрыва.

В модели рекомендуется показать ключевые этапы процесса: получение данных из учетной системы, анализ поступлений и выплат, проверку прогнозного остатка денежных средств, выявление потенциального gap, согласование действий с ответственными лицами и выбор управленческого решения. По итогам работы следует выделить узкие места процесса и определить участки, потенциально подходящие для автоматизации в рамках дальнейшего кейса.

Инструкция по выполнению

Step 1. Построение AS-IS процесса
На основе таблицы отразите текущий процесс работы с кассовыми разрывами в BPMN: от получения выписки и расчета остатка до принятия решения по платежам.

Step 2. Выявление узких мест
Определите этапы с наибольшими временными и денежными затратами, а также точки возникновения ошибок и задержек.

Step 3. Формирование выводов
Сформулируйте, какие этапы целесообразно автоматизировать в первую очередь и какой эффект это может дать по времени, затратам и снижению риска кассового разрыва.

BPMN GAP Cash

Этап 3. Проектирование цифровой формы ТЗ и автоматизация PDF с использованием prompt

Инструкция по выполнению

Step 1. Сформируйте prompt
Подготовьте запрос для AI на создание структуры чек-листа технического задания проекта.

Step 2. Сгенерируйте структуру формы
С использованием AI получите перечень блоков, вопросов и вариантов ответов для Google Form.

Step 3. Откройте Google Apps Script
Перейдите в script.new и создайте новый проект.

Step 4. Вставьте код
Удалите стандартный код в редакторе и вставьте единый скрипт для создания Google Form, Google Sheets и PDF.

Step 5. Сохраните проект
Сохраните проект под именем, например:
Cash Gap TZ System

Step 6. Запустите функцию настройки
Выберите функцию
setupCashGapTZSystem
и нажмите Выполнить.

Step 7. Разрешите доступ
Подтвердите доступ к Google Forms, Sheets, Drive, Docs и Gmail.

Step 8. Проверьте результат
После выполнения будут автоматически созданы:

Google Form
Google Sheets для ответов
PDF-генерация по результатам формы

Step 9. Выполните тестовое заполнение
Отправьте тестовый ответ через форму и проверьте автоматическое создание PDF.

Step 10. Разместите форму на Google Sites
Добавьте форму или ссылку на страницу урока.

Ожидаемый результат

По итогам выполнения будет создана цифровая форма технического задания с автоматической генерацией индивидуального PDF-документа для каждого участника.

Фомирование промта для генерации ТЗ

Promt

Ты — эксперт по цифровой трансформации бухгалтерского учета, AI automation и instructional design.

На основе результатов диагностики рутины бухгалтерских процессов и BPMN-схемы управления кассовыми разрывами сформируй профессиональный чек-лист для технического задания проекта в формате Google Form.

Тема проекта: анализ и прогнозирование кассовых разрывов.

Необходимо подготовить структуру формы, которая будет использоваться для последующей автоматической генерации индивидуального ТЗ в PDF.

Форма должна содержать следующие блоки:

Общая информация

ФИО участника
email
название проекта

Проблема проекта
Сформируй checklist из возможных проблем:

кассовые разрывы
отсутствие прогноза ДДС
ручной расчет cash flow
ошибки сверки
высокая нагрузка на бухгалтерию

Источники данных
Сформируй checklist:

Google Sheets
Excel
банковская выписка
1С
платежный календарь

Ожидаемый результат
Сформируй checklist:

аналитическая таблица
графики
dashboard
прогноз
PDF отчет

Ожидаемый бизнес-эффект
Сформируй checklist:

снижение риска gap
сокращение ручной работы
ускорение анализа
повышение точности прогноза

Краткое описание проекта
Добавь поле для краткого текстового описания задачи.

Для каждого блока укажи:

название вопроса
тип поля (краткий ответ / checkbox / абзац)
варианты ответов

Формат ответа: готовая структура Google Form для последующего переноса в Google Apps Script.

GPT

Генерация и подготовки формы ТЗ

Apps Script для Google Form + Google Sheets + PDF

function setupCashGapTZSystem() {

// 1. Создание формы

const form = FormApp.create('ТЗ проекта: Анализ и прогнозирование кассовых разрывов');

form.setDescription(

'Заполните краткое техническое задание по проекту. ' +

'Ответы будут использованы для формирования индивидуального ТЗ в PDF.'

);

form.setConfirmationMessage(

'Спасибо! Ваше ТЗ сохранено. PDF будет сформирован автоматически.'

);

form.setCollectEmail(true);

form.setAllowResponseEdits(true);

// 2. Поля формы

form.addTextItem()

.setTitle('ФИО участника')

.setRequired(true);

form.addTextItem()

.setTitle('Название проекта')

.setHelpText('По умолчанию можно указать: Cash Gap AI')

.setRequired(true);

const problemItem = form.addCheckboxItem();

problemItem.setTitle('Выберите основные проблемы проекта')

.setChoices([

problemItem.createChoice('Кассовые разрывы в конце периода'),

problemItem.createChoice('Отсутствие прогноза ДДС'),

problemItem.createChoice('Ручной расчет cash flow'),

problemItem.createChoice('Задержка поступлений'),

problemItem.createChoice('Несвоевременные платежи'),

problemItem.createChoice('Ошибки сверки'),

problemItem.createChoice('Отсутствие dashboard'),

problemItem.createChoice('Высокая нагрузка на бухгалтерию'),

problemItem.createChoice('Риск просрочки обязательств')

])

.setRequired(true);

const sourceItem = form.addCheckboxItem();

sourceItem.setTitle('Какие данные будут использоваться?')

.setChoices([

sourceItem.createChoice('Google Sheets'),

sourceItem.createChoice('Excel'),

sourceItem.createChoice('Банковская выписка'),

sourceItem.createChoice('1С'),

sourceItem.createChoice('Платежный календарь'),

sourceItem.createChoice('CRM'),

sourceItem.createChoice('BI отчет')

])

.setRequired(true);

const resultItem = form.addCheckboxItem();

resultItem.setTitle('Что должно быть получено по итогам проекта?')

.setChoices([

resultItem.createChoice('Аналитическая таблица'),

resultItem.createChoice('Прогноз кассового разрыва'),

resultItem.createChoice('Графики'),

resultItem.createChoice('Dashboard'),

resultItem.createChoice('Excel отчет'),

resultItem.createChoice('PDF отчет'),

resultItem.createChoice('Рекомендации CFO')

])

.setRequired(true);

const effectItem = form.addCheckboxItem();

effectItem.setTitle('Какие бизнес-эффекты ожидаются?')

.setChoices([

effectItem.createChoice('Снижение риска gap'),

effectItem.createChoice('Ускорение анализа'),

effectItem.createChoice('Сокращение ручной работы'),

effectItem.createChoice('Повышение точности прогноза'),

effectItem.createChoice('Снижение операционных затрат'),

effectItem.createChoice('Повышение качества управленческих решений')

])

.setRequired(true);

form.addParagraphTextItem()

.setTitle('Кратко опишите задачу проекта')

.setHelpText('Опишите проект в 3–4 предложениях.')

.setRequired(true);

// 3. Создание таблицы ответов

const spreadsheet = SpreadsheetApp.create('Ответы формы — ТЗ Cash Gap');

form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, spreadsheet.getId());

// 4. Сохраняем ID формы в свойствах проекта

PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('FORM_ID', form.getId());

PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('SPREADSHEET_ID', spreadsheet.getId());

// 5. Удаление старых триггеров для этой функции

const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();

triggers.forEach(trigger => {

if (trigger.getHandlerFunction() === 'generateTZPdfOnSubmit') {

ScriptApp.deleteTrigger(trigger);

}

});

// 6. Создание триггера на отправку формы

ScriptApp.newTrigger('generateTZPdfOnSubmit')

.forSpreadsheet(spreadsheet)

.onFormSubmit()

.create();

Logger.log('Форма создана: ' + form.getEditUrl());

Logger.log('Ссылка для заполнения: ' + form.getPublishedUrl());

Logger.log('Таблица ответов: ' + spreadsheet.getUrl());

}

function generateTZPdfOnSubmit(e) {

const rowData = e.namedValues;

const timestamp = getFirstValue_(rowData['Timestamp']);

const email = getFirstValue_(rowData['Email Address']) || getFirstValue_(rowData['Адрес электронной почты']);

const fio = getFirstValue_(rowData['ФИО участника']) || 'Участник';

const projectName = getFirstValue_(rowData['Название проекта']) || 'Cash Gap AI';

const problem = joinValues_(rowData['Выберите основные проблемы проекта']);

const sources = joinValues_(rowData['Какие данные будут использоваться?']);

const result = joinValues_(rowData['Что должно быть получено по итогам проекта?']);

const effect = joinValues_(rowData['Какие бизнес-эффекты ожидаются?']);

const description = getFirstValue_(rowData['Кратко опишите задачу проекта']);

const doc = DocumentApp.create(`ТЗ_${projectName}_${fio}`);

const body = doc.getBody();

body.appendParagraph('ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ')

.setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);

body.appendParagraph(`Проект: ${projectName}`);

body.appendParagraph(`ФИО участника: ${fio}`);

body.appendParagraph(`Дата отправки: ${timestamp || new Date()}`);

body.appendParagraph('');

body.appendParagraph('1. Проблема проекта')